初めての場所でイベントを企画するとき、会場の下見に１度はみなさん行かれていると思います。
雰囲気や人数、音響など、いくつかの視点で会場の下見をされていると思いますが、今回は重要だけど忘れがちな4つのポイントについて紹介します。
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会場までの道のりの確認
まず初めに絶対確認しておきたいものは会場までの道のりです。特に最寄り駅やバス停から会場までのルート、所要時間は絶対に確認しておきましょう。駅から遠い時や、分かりにくい場所にある場合は、途中で目印となる建物をチェックしておき、イベントページに記載したり、イベント前日のリマインドメールで紹介すると良いでしょう。(地下鉄駅の場合は「どの出口からが近いか」も併せてチェック！)
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近くのコンビニの場所チェック
「さぁ、目印も確認し終えたしいよいよ中に入ろうか！」
いえいえ、まだまだ外でやることがあります。特に遠出の場合には、会場近くのコンビニの場所も調べておきましょう。イベント当日は何が起こるかわかりません。絶対に必要なものを忘れているかも?!
近くのコンビニの場所を把握し、運営側全員で共有しておくと、手の空いてるメンバーに買い出しをお願いすることもできます。(コンビニで買えるイベント必需品としては、紙、ペン、テープ、電池、携帯充電器、紙コップ・紙皿、割り箸、飲み物、紙おしぼり、ゴミ袋、ゲスト用のお菓子などがあります。おつりもイザとなったら手に入りますよね。) -
電源の位置や小口数の把握
会場の電源は場所、数を把握しておきましょう。電源の数が足りなければ延長コードも忘れずに。もし、何度も分岐をしなければいけないときは、アンペア数も併せて確認しましょう。当日もっていてよかった小物一覧はこちらからご覧ください→関連記事：窮地からの脱出！イベント当日持ってて良かった小物リスト -
照明の動作確認
最後に、会場の照明の点灯・消灯の方法や手順も確認しておきましょう。大きな会場で、演出が重要なときは、簡単な「照明リハーサル」をやっておくと良いでしょう。当日照明を操作する人が異なる場合は、ボタンの場所と簡単なマニュアルを用意した方が良いですが、必ず本人が一度照明の操作をしておくのが鉄則です。また、照明が蛍光灯とダウンライトでは雰囲気が全然違ってきます。イベントのイメージにあう照明が確保出来ているのか、追加で準備をする必要があるのかも確認しましょう。
今回は、会場下見の際に重要だけど忘れがちな4つのポイントについて紹介しました。大規模なイベントの場合まだまだチェック項目は沢山ありますが、今回は会場がコンパクトなイベントに絞って紹介しました。
また上級編にはなりますが、遠方の場所でイベントを行う場合には、イベント実施の時期の天候や、気温、そのために準備しておくべきもの等も現地の人と確認しておくと良いでしょう。
抜かりのない会場下見で、スムーズなイベント運営を！