イベント本日までに作っておきたい、イベントマニュアルとは? [基礎編]

  企画は固まり、集客も落ち着いてくる頃に話題になるのが当日の運営についてです。当日の運営は、経験が豊富でないと今ひとつピンと来ないため、ギリギリになって慌てる事が多い、というのは良くある事です。 初めてのイベントだったとしても、イベント当日の運営をマニュアルとしてまとめておけば、当日の「どうすればいいの?」を最小限に抑えられるはず!ということで、本日はイベントの円滑な運営に貢献するイベントマニュアルとは何なのか?について簡単に3つのポイントを紹介します。
    1. イベントマニュアルを作る意味

      Neal. / Cartoon Photos / CC BY
      イベントは、運営メンバー全員がきちんと動いてこそ、より完成度が高まるものです。イベント当日、スタッフ各々がバラバラに動かれてもイベント運営は成立しません。一方で、多くのスタッフは、あなたのイベントについて理解するのは当日の集合時間からという僅かな時間というのが通常です。
      イベントの全体像を理解して動く。それが理想の姿とはいえ、イベントの全体像を短い時間で理解しながら動くことはなかなかに難しいでしょう。イベントのマニュアルは、イベントの全体像の中でのメンバーの動きを個人にわかりやすく示すものです。オリエンテーションを行う際に、配るのが良いでしょう。
      マニュアルに従い個人が動くことにより、個人がイベントの全体像をわかっていなくとも、指揮系統ややるべき事が明確になっていてイベント運営がスムーズにいく。これがマニュアルの意味となります。
 
  1. イベントマニュアルのつくりかた

    quacktaculous / Foter.com / CC BY
    イベントマニュアルは、ワードとエクセル(もしくはgoogle doc)など、運営のコアチームが全員アクセス出来るソフトを使いましょう!最終版は、PDFで保存しておき、変更がされないようにして配布するのがオススメです。 イベントマニュアルは、出来るだけ短い内容にする事が大切です(でないと、みなさん読んでくれません!)。全体の内容や緊急連作先、よくある質問のこたえや会場地図などは、ワードなどでまとめておきましょう。イベント全般の情報も大切ですが、スタッフの役割表が、イベントマニュアルの肝です。縦軸に時間を、横軸にスタッフを役割・名前別に記載し、プログラム毎に各々のスタッフがやるべきことを記入しましょう。休憩時間などのローテーションも事前に組んでおき、忘れずに入れておきましょう。 このように各々のスタッフの動きを一覧にして置くことで、マニュアルを作る際に、イベントに必要なことが無いかどうかを理解出来ます。参考までに、下記にエクセルで作ったイベントマニュアルの見本を掲載しました。参考にしてみてください(クリックしたページからダウンロード出来ます。) 参考資料: イベントスタッフ運営マニュアル
  2. イベントマニュアルを作った後にすること

    zeze57 / Foter.com / CC BY-ND
    イベントマニュアルは作ったあとに、配って終わり、というわけではありません。作ったあとには必ず読み合わせをしましょう。イベントには細かい煩雑な作業がつきものです。この配布物はだれがいつ配るのか、そのあまりは誰がどこに回収するのか。そのような細かい事項を確認するためにも必ずスタッフ全員で読み合わせ、マニュアルの穴を確認しましょう。そのようにすることは同時にスタッフ各自がかならずマニュアルを読むことにもつながります。きちんとスタッフにマニュアルを読む機会をつくってあげましょう。 今回はイベントのマニュアルについて書かせて頂きました。 マニュアルのもとでスタッフが スムーズに動ける、そんな状態を是非創りだして下さい。   関連記事: 絶対に一度は見ておきたい! 運営マニュアルに抜けがちな3つのポイント
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