イベントの受付には、イレギュラーな対応がつきものです。あらかじめトラブルを想定して受付スタッフ皆で対応を擦り合わせをしておくと、当日の混乱が少なくなります。今回は、イベントの受付にありがちな「イレギュラー対応」をまとめました。
・遅刻者への対応
イベントを準備する際に意外と見落としがちなのが、遅刻者への対応です。
・遅刻者は何時まで入れるか
・料金のディスカウントはするのか
・会場内をどう案内するか(会場後方のドア位置や、ドアの開閉の音量についても確認)
といった部分は、受付だけではなくイベントの設計全体に関わることです。遅れてきた参加者がイベントに違和感なく溶け込めるように、遅刻者の対応を決めてください。
・事前申し込みをしていない参加者への対応
遅刻者もいれば、事前申し込みをせずに受付に来る参加者もいます。その場合は
・受け付ける場合：何名まで受け付けるのか
・受付窓口を別にする必要はあるか（当日払いが多そうな場合は、事前決済と窓口を分けることで、受付がスムーズになります）
・連絡先を聞く必要はあるか（名刺をもらう｜リストに書きこんでもらう）
・現金払いの場合：いくらにするか｜お釣りはいくら用意すれば良いか
について考えておく必要があるでしょう。また、「ゲスト」についての対応も、認識をすり合わせておきたいところです。特に困るのが「xxさんに誘われたんだけど…」と、登壇者やスタッフの知り合いとして来場した方への対応。事前にリストに名前があれば良いのですが、イベント直前の慌ただしさに、情報が共有されないこともしばしばです。
・登壇者・VIPの知り合い
・スタッフの知り合い
・メディア／ブロガー
・スポンサー／協賛者
と名乗る方が来場したときの対応を予め決めておきましょう。少なくとも「誰に確認すべきか」だけでも確認しましょう。
・サポートが必要な方々への対応
イベントによっては、参加者の方々へのサポートを考えておくことも必要です。
- 乳幼児、こども (託児スペース、授乳室など)
- お体の不自由な方のスペース (車椅子ゾーンなど)
- 日本語を話さない方への誘導・案内
サポートをしっかりと準備することで、より多くの参加者がイベントに快適に参加できるでしょう。
・イベント後の懇親会希望者への対応
イベント後に懇親会がある場合のイレギュラー対応も想定しておきましょう。
・どのタイミングでアナウンスするのか
・お金の管理は誰がやるのか
・会場で懇親会を行う場合：食事やドリンクの追加は必要か｜だれが買いに行くのか
・お店を予約した場合：人数が増えたり減ったりした場合、対応可能か
などを事前に確認しておきましょう。
それでも「想定外」は起こる
いくらイレギュラーを想定していても、それでも「想定外」が起こるのがイベントです。そうした場合のために、「受付担当責任者」をひとり決めておきましょう。受付スタッフが勝手に判断すると、参加者間で不公平が起こり、クレームやトラブルの種になることがあります。
「受付担当責任者」は、会場の様子やコンテンツ、懇親会の企画など、イベントについてひと通りのことが頭に入っている人が望ましいでしょう。受付に張り付いている必要はありませんが、イレギュラーについては最終的に全て決定する人役割であるを、受付スタッフ全員が認識しておく必要があります。
いかがでしょうか？受付はイベント全体でもっとも見落とされがちなパートのひとつです。紹介した内容を想定し、スムーズな受付を実現してください。
また、「受付で対応に困ったこと」があれば、Facebookグループ「イベント主催者の集い」にて教えてください！