イベント運営のコツ「イベントの受付で主催者がやってはいけない”4つ”のこと」

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こんにちは、Peatixの畑です。

今回のテーマは、「イベントの受付で主催者がやってはいけない”4つ”のこと」です。

私たちPeatixのスタッフは、たくさんのイベントに参加させて頂いています。また、主催者様から依頼を受け、イベントの受付をお手伝いさせて頂くことも多々あります。

参加者として受付を通るときに感じること、また主催者として受付をお手伝いさせて頂くときに注意しているポイントをまとめました!


▼目次
1:受付担当者がイベント内容や施設について何も知らない。
2:誘導が適切になされていない。
3:受付がスムーズにおこなわれていない。
4:受付スタッフに笑顔や気遣いがない。
Peatixを利用したイベントで受付をおこなう場合のポイント

 

1:受付担当者がイベント内容や施設について何も知らない。

他部署からのヘルプの方やアルバイトのスタッフの方など、イベントのことをよく知らない方が受付担当をされる場合が多いかと思います。あらかじめイベントの内容・受付のオペレーション方法を伝えておきましょう。

<チェック項目>
□ 受付開始時間、開演時間やイベント内容を理解しているか?
□ 受付で必要な作業をちゃんと理解しているか?
□ 再入場のルールを理解しているか?
□ トイレ、コンビニ、喫煙場所など施設関連の情報がご案内できるか?
□ イレギュラー時の対応、ディレクターへのエスカレーションする体制が整っているか?

 

2:誘導が適切になされていない。

多くのイベントの場合、参加者が受付に訪れる時間帯が集中します。一気に来場されたときに誘導をしっかり行い待機列を整えることでスムーズな受付が可能となります。また、受付前の誘導だけではなく、受付後の導線・会場への誘導もしっかりおこないましょう。

<チェック項目>
□ 受付前の待機列の場所がしっかりと組まれているか?
□ 待機列から受付への誘導が適切に行われているか?
□ イレギュラー受付の対応、招待者の対応がちゃんと案内できているか?
□ 受付後、会場までの出口導線がしっかり確保されているか?
□ 待機列で受付で必要となるもの(電子チケット、名刺)が案内できているか?

 

3:受付がスムーズにおこなわれていない。

受付に時間がかかると参加者をお待たせしてしまいます。Peatixをご利用の場合は、紙のリストチェックではなく、電子チケットでチェックインするなど、スムーズに受付ができるようにしましょう。受付の時間は、紙のリストに比べて時間を約1/4に短縮できます。受付のスムーズさが参加者の満足度をアップします。

<チェック項目>
□ 名前チェックは紙の名前リストはなるべく廃止、電子チケットにしているか?
 *名前のリストチェックに比べて電子チケットは時間を約1/4に短縮できます。
□ 入場パスがある際は、取りやすいように整理して受付に置いてあるか?
□ 配布物がある場合は、セットされた上で整理して受付に置いてあるか?
□ 配布物、入場パスなどの補充体制はしっかりしているか?

 

4:受付スタッフに笑顔や気遣いがない。

受付の方の準備がしっかりとできていれば、余裕が生まれます。来場者の方にはぜひ笑顔で心配りをして、気持ちよく接しましょう。

<チェック項目>
□ 受付スタッフに余裕がなく顔がこわばっていないか?
□ 受付スタッフが笑顔で接しているか?
□ 受付スタッフが横柄な態度をしていないか?
□ ”〇〇さまご来場ありがとうございます!”とお伝えするなど心配りができていますか?

 

Peatixを利用したイベントで受付をおこなう場合のポイント


1.電子チケットでの受付がおすすめ
参加者は電子チケットの受付に期待感をもって来場されます。紙の名前リストで受付しているケースをよく見かけますが、それでは参加者ががっかりされてしまいます。満足度のアップと受付のスムーズさに効果のある電子チケットのチェックインをおこないましょう!

Peatixは現在”タップチケット”を導入しています。受付用の「チケット読み込み用の専用端末」は不要、とても簡単に受付がおこなえます。電子チケットには名前やチケット名、購入枚数が記載されていますので、その場で参加者のお名前もすぐにわかります。

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2.イレギュラーの受付体制
印刷した紙のチケットやチケットを忘れた方のために、インターネットにつながったパソコンとQR読込アプリをインストールしたスマホを準備しましょう。参加者管理画面からお名前検索で受付やQRコードの読取受付ができます。

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3.同伴者が後から来場する場合の対応
チケットは1回読み込みをすると受付済となります。チケットを2枚購入して、同伴者が後から来場する場合などは、同伴者分のチケットも受付済となります。パスなどがある場合は、同伴者の分もいっしょにお渡しして、後から直接受け渡して頂くオペレーションがおすすめです。

4.再入場のチェック
受付済みの再入場の方とまだ受付をしていない方の判別をきっちりと行いたい場合は、パスによる再入場のチェックや受付済み電子チケットの提示などで判別して頂くことをオススメします。


【Peatixを利用した受付体制シミュレーション】
<50名規模>
名刺受け渡し及びパンフレット配布程度の受付業務、1時間程度の受付時間の場合
 一般受付:1窓口
 一般+イレギュラー受付:1窓口
 合計:2窓口(*招待・メディア窓口は別途)
 *備品:PC 1台・スマートフォン(QR読取用) 1台・ポケットWifi 1台

<200名規模のイベント>
名刺受け渡し及びパンフレト配布程度の受付業務、1時間程度の受付時間の場合
 一般受付:2窓口
 イレギュラー受付:1窓口
 合計:3窓口(*招待・メディア窓口は別途)
 *備品:PC 1台・スマートフォン(QR読取用) 1台・ポケットWifi 1台

<800名規模のイベント>
名刺受け渡し及びパンフレト配布程度の受付業務、1時間程度の受付時間の場合
 一般受付:7窓口
 イレギュラー受付:1窓口
 合計:8窓口(*招待・メディア窓口は別途)
 *備品:PC 1台・スマートフォン(QR読取用) 4台・ポケットWifi 1台

*受付の業務内容によって窓口体制は異なります。あくまでも参考としてお考えください。

協力:株式会社パワープロジェクト


【受付が不安な方には受付サポートがおすすめ】
Peatixを利用した受付に不安をお感じの主催者さま向けに、受付サポート(有料)をご提供しています。当日安心して受付をお任せいただけます。
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イベントの受付は、参加者の方と最初にコミュニケーションをとる大切な場となります。ここで参加者が不満を感じてしまいますと、せっかくのイベントが台無しになります。

受付担当者は、ヘルプの方やアルバイトのスタッフの方など、イベントの準備段階で深く関わっていない方が担当することも多いですので、準備をしっかりとしておきましょう。


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