Photo credit: army.arch / Foter.com / CC BY
シンポジウムや大規模カンファレンスなど、複数の会場で同時進行するイベントの運営は大変です。今回は7会場で同時に講演会＋ワークショップを企画した僕自身の経験から、そんなイベントを運営するための気づきをお伝えしたいと思います。
1. 会場同士が互いに近いこと
同一の建物にて行う場合は同一フロアの会場をとりましょう。スタッフが会場を行き来する際に、エレベーターや階段での移動は意外と時間がかかります。
2. プログラムには時間の余裕を持たせておく
プログラムの進行には余裕を持たせておきましょう。休憩時間を多く確保しておけば、各会場で進捗にずれが生じた場合に、調整することができます。
3. 連絡するべきタイミングを予め決めておく
進捗を管理しやすくするために、連絡するべきタイミングを予め決めておきましょう。「終了予定時刻5分前」「終了予定時刻」「開始予定時刻」にて、プログラム予定よりも何分早い/遅いを共有しましょう。
4. 「各会場との調整をする」役割をきちんと配置しよう
最後に運営上最も大変なことは、イベント全体での情報共有が難しいことです。別部屋に本部をおき、本部には専任で全体の進捗管理を行う人を。各会場には専任で本部との連絡を行う人を配置しましょう。
連絡をスムーズに取るために、インカムを導入することもおすすめです。10台（2泊3日）で3-5万円程度でレンタルできます。
≫無線機・トランシーバーをどこよりも安く販売、レンタル｜株式会社エクセリ http://www.exseli.com/
会場間の調整対策をしっかり行い、円滑にイベントを運営をしましょう！