受付のことは忘れがち

イベント運営にあたって、重要なポイントなのに忘れがちになってしまうのが、受付の準備。
イベントの内容や懇親会など、どうしても、イベントの中身を考えることで頭がいっぱいになってしまい、
当日間際になって「あれ、そういえば受付どうするんだけ？」なんていうイベントもよく見かけます。
今日のブログでは、この中でも利用頻度が高く万能な、参加者リストを使った受付方法について、
ちょっとした工夫で、受付のスピードが格段にアップする小技をご紹介します。

３つの受付方法

PeaTiXでは、アプリ、パソコン、参加者リスト（紙）３つの受付方法があり、受付の環境やイベントの参加人数などに応じて使い分けることができます。アプリとパソコンを使った受付の場合は、それぞれの端末が通信可能な状況にある場合なので、受付場所が地下だったり通信状態の悪い場所では使用することができません。かならず事前に現場でチェックをしておいてください。

 

それぞれの特徴

▼アプリ
WiFiやLTEなどの通信環境が整っている場合は、アプリがおすすめです。チェックインのスピードが違います。
ただ、QRコード付のチケットを忘れた参加者の対応や、アプリを起動する端末の電池の問題などのいくつか気を付けなければならないこともあります。

▼パソコン
参加者一覧の画面で名前を検索し、チェックインできる為、チケットを忘れてしまった参加者などを検索するには便利ですが、チェックインのスピードではやはりアプリのほうが上です。パソコンの充電状況や通信環境も注意する必要があります。

▼参加者リスト
アプリ、パソコンに比べるとチェックインのスピードや検索性には劣りますが、通信環境や電池の心配はありません。100名位までの小規模イベントであればこれだけでもまったく問題ないと思います。

 

 

フォーム機能で参加者名のカナを取っておく

▼フォーム機能を設定せずにイベントを公開すると、参加者がチケットの申し込み時に入力した参加者名がダウンロードした参加者リストに表示されます。

漢字やアルファベットで名前を登録をされる場合がほとんどなので、リストにした時、アイウエオ順に並び替えができず、受付で名前を聞いて探す時にはちょっと苦労します。

そんな時は参加者名の姓カナを取れるようフォームを設定してから公開してください。（公開中のイベントでも途中から設定することができます。）
▼フォームの設定方法は簡単です。まずイベント設定画面から「フォームを設定」をクリック、

 

▼次に企業イベント向けテンプレートの「編集」をクリック、

 

▼企業イベント向けテンプレートには、デフォルトで名前のカナを取得するように設定されています。

 

▼テンプレレート名を任意の名称に変更してください。また不要な項目は削除してしまってもOKです。
取得したいフォームの項目をきめたら、「テンプレートを保存」をクリックします。

 

▼前の設定画面に戻ります。＜テンプレート名＞実行中です。と表示が出ていれば準備OKです。

フォームで取得した情報は、参加者リストの基本情報と合わせてダウンロードされます。
参加者が登録した姓「カナ」でアイウエオ順に並び替えしておけば、受付スピードが格段アップしますので、次回のイベントでぜひお試しを！
※フォームは公開後のイベントでも設定できます。