[新型コロナウイルス]イベントの開催・延期・中止について検討されている主催者の方へ

※新型コロナウイルス感染症の詳細については、厚生労働省首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。

 

 

新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響を受け、イベントを予定通り開催するか悩んでいる主催者の方もいらっしゃると思います。

この記事では、イベントの開催を延期する場合(2020/02/21追記)、イベントを開催する場合(オンライン配信を併用する/予定通り会場のみで開催する)、キャンセルする場合それぞれについて、実際の手順や、行うと良いことをご案内します。

 

2020/02/19追記 (2020/03/04更新)
今回の件に伴い、Peatixでオンラインイベント(会場を設けず、オンラインのみで参加するイベント)の告知・集客ができるよう機能をアップデートしました。詳しい方法についてはこちらをご覧ください。
オンラインイベント(会場を持たないイベント)の告知・集客にPeatixをご利用いただけるようになりました


2020/02/21追記

イベントの開催を延期する場合

イベントの延期をご希望で、当初予定されていたイベント開催日が過ぎておらず、振替開催日が確定している場合に限り、公開後のイベントページの日時設定の変更を承ることができます。ご希望の方は、以下の情報を添えてこちらよりお問い合わせください。

  • 主催者アカウントの登録メールアドレス
  • 公開中のイベントページURL
  • 現在のイベント開催日時(開始:yyyy/mm/dd  hh:mm 〜 終了: yyyy/mm/dd  hh:mm)
  • 振替開催日時(開始:yyyy/mm/dd  hh:mm 〜 終了: yyyy/mm/dd  hh:mm)

  

イベントの開催延期を決定したら:申込者にメールで連絡する

イベントページの本文に以下の内容を追記の上、速やかに申込者にメールでもお知らせをしてください。その際に以下の情報を伝えるとスムーズです。

  • イベントの開催延期の決定とその理由
  • 振替開催日時
  • 振替開催日時での参加が難しい場合の、注文キャンセル/返金の受付可否
  • 注文キャンセル/返金を受付る場合の連絡方法

   

Peatixでは、イベントに申込んだ人全員に一斉にメッセージを送ることができます。チケット代金を支払い済みの人のみを抽出して連絡するなど、いろいろな機能があるので、詳しくは以下のヘルプをご覧ください。

Peatix Help:参加者にメッセージを送信するには?


注文キャンセルの方法については以下のヘルプをご覧ください。特に有料チケットを事前決済で販売している場合、返金手数料が発生する可能性があるので必ずご確認をお願いします。

Peatix Help:チケットのキャンセル依頼があった場合の対応方法

 

 

 


イベントを開催する場合(オンライン配信を併用する)

オンライン配信の併用を検討する

無料でイベントをオンライン配信できるサービスがいくつかあります。
配信を行う主催者はもちろん、参加者もオンライン環境にいることが必要になりますが、会場に行かずにイベント配信を視聴することが可能になります。

 

無料で使えるオンライン配信サービスの例:

 

オンライン配信を実施する場合、参加者・主催者側共に、当日の通信環境や機材の状況によって受信・配信ができないリスクがあります。そのようなことが起こった場合、どのように対応するかについても予め考えておくと、当日の混乱を最小限にすることができます。

また、登壇者がいる場合は、オンライン配信やアーカイブ動画の配布の可否について、事前に調整しておく必要がありますので、連絡・相談を行いましょう。

 

オンライン配信の併用を決定したら:申込者にメールで連絡する

オンライン配信を併用することが決定したら、イベントページの本文にオンライン配信の併用について追記の上、速やかに申込者にメールでお知らせをしてください。その際に以下の情報を伝えるとスムーズです。

    • 利用するツールの紹介と、簡単な使い方の案内(各ツールのヘルプページを紹介すると便利で正確です)
    • 有料のイベントの場合、参加費に変更があるのかどうか
    • 参加者側の不具合でうまく接続できない場合の問い合わせ先(当日の問い合わせを受け付ける場合。受け付ける場合は専門に対応する人を確保すると良いでしょう)

       

    Peatixでは、イベントに申込んだ人全員に一斉にメッセージを送ることができます。チケット代金を支払い済みの人のみを抽出して連絡するなど、いろいろな機能があるので、詳しくは以下のヘルプをご覧ください。

    Peatix Help:参加者にメッセージを送信するには?

     

    イベント当日の会場での感染症対策について(2020/03/11追記)

    参加者への事前の連絡や、当日の会場の衛生管理など、看護師の方にお話を伺いました (音声コンテンツ)

    Peatixが配信しているポッドキャスト「Peapod」で、健康について考えるきっかけとなるイベントを開催しているコミュニティ「看護師ーず」の樽見春香さん、山賀雄介さんをゲストに、イベントの感染症対策についてお話しました。イベントにも、医療にも携わるお二人に、イベントでの対策や、運営・参加にあたって気をつけること、正確な情報の集め方について伺っています。

    Peapod #9 看護師と考える”新型コロナショックに負けない『イベント開催時の感染症対策』”

     


    イベントを開催する場合(予定通り会場のみで開催する)

    イベント開催前:イベントを予定通り実施する旨、申込者にメールで連絡する(推奨)

    主催者側から改めてイベントの開催を連絡することで、申込者からの開催の有無の問い合わせを減らすことができます。

    また、申込者に対して、イベント会場での手の消毒や、具合が悪い場合は参加を見合わせてもらうよう協力を求めることも効果的です。

     

    Peatixでは、イベントに申込んだ人全員に一斉にメッセージを送ることができます。チケット代金を支払い済みの人のみを抽出して連絡するなど、いろいろな機能があるので、詳しくは以下のヘルプをご覧ください。

    Peatix Help:参加者にメッセージを送信するには?

     

    イベント当日:

    手指の消毒液などを用意し、参加者・主催者共に手指の消毒の協力を呼びかけるとより安心です。

    イベント当日の会場での感染症対策について(2020/03/11追記)

    参加者への事前の連絡や、当日の会場の衛生管理など、看護師の方にお話を伺いました (音声コンテンツ)

    Peatixが配信しているポッドキャスト「Peapod」で、健康について考えるきっかけとなるイベントを開催しているコミュニティ「看護師ーず」の樽見春香さん、山賀雄介さんをゲストに、イベントの感染症対策についてお話しました。イベントにも、医療にも携わるお二人に、イベントでの対策や、運営・参加にあたって気をつけること、正確な情報の集め方について伺っています。

    Peapod #9 看護師と考える”新型コロナショックに負けない『イベント開催時の感染症対策』”

     


     

     


    イベントをキャンセルする場合

    イベントをキャンセルする場合、申込者に事前にご連絡の上、キャンセルをお願いします。

    イベントをキャンセルすると何が起こるのか、有料チケットの代金の払い戻しはどうなるのか、これ以降の記事でご説明します。

     

    1. イベントをキャンセルすると何が起こるのか

    イベントをキャンセルすると、以下のことが自動で行われます。

    • 公開されたイベントページが削除され、URLにアクセスしても閲覧できなくなります。
    • フォームで取得していた参加者リスト(CSV)が見られなくなります。
    • イベント申込者に送られていたチケットがアプリから削除されます。
    • イベント申込者に対して、イベントがキャンセルされたことを伝えるメールがPeatixから送られます。
    • 有料チケットを事前支払いで販売していた場合、イベント申込者に対してチケット料金の払い戻しが行われます。※

     

    ※有料チケットを事前決済で販売していた場合の、イベントキャンセル時の払い戻しについて

    有料のチケットを事前決済で販売していた場合、イベントをキャンセルすると、申込者にチケット代金の払い戻しが自動で行われます。

     

    ▶︎ 申込者がクレジットカードでチケット購入していた場合

    そのままクレジットカードを通してチケット代金の払い戻しが行われます。

    ※ただし、申込者様のご注文日から50日以上が経過したチケットに関しては、一件あたり500円の返金手数料がかかり、主催者負担となります。

     

    ▶︎ 申込者がコンビニ/ATM決済でチケット購入していた場合

    Peatixからメールを配信し、申込者の指定銀行口座に返金します。この時に払い戻し一件あたり500円の返金手数料がかかり、主催者負担となります。

     

     

    2. イベントキャンセルの前にすること:申込者への連絡

    イベントをキャンセルすると、Peatixから自動でイベントがキャンセルされたことをお伝えするメールが送信されますが、主催者の方からも連絡があると、より丁寧です。

     

    [Peatixから送られるイベントキャンセルメールのサンプル]

     

    主催者から送るメールには、以下の内容を記載すると丁寧です。

    • なぜイベントをキャンセルするのか
    • 日程を変更した再開催はあるのか(検討する可能性があるかどうかだけでもお伝えすると良いと思います)
    • 問い合わせをしたい場合の連絡先(メールアドレスや電話番号など)

     

    Peatixでは、イベントに申込んだ人全員に一斉にメッセージを送ることができます。チケット代金を支払い済みの人のみを抽出して連絡するなど、いろいろな機能があるので、詳しくは以下のヘルプをご覧ください。

    Peatix Help:参加者にメッセージを送信するには?

     

    申込者へのメッセージは、イベントページに設定したイベント予定日から30日間送ることができます。それ以降になるとメッセージを送ることができなくなるため、ご注意ください。

     

     

    3. イベントをキャンセルする

    申込者への連絡が完了したら、イベントをキャンセルします。

    コンビニ/ATM決済で購入されたチケットの払い戻し手数料は、Paypalを通して請求されます。画面のガイドに従って、Paypalにログインもしくはアカウント登録の上、手続きを行ってください。

    以下にイベントキャンセル時にどのようなフローで処理を進めるのか、画像を使って説明します。

     

    3-1. イベントページ右上から「イベントをキャンセル」をクリック。ポップアップで確認画面が表示されますので、「はい」を押して進みます。

     

    3-2. コンビニ/ATM決済で購入されたチケットの払い戻し手数料が発生する場合、その金額の確認が表示されます。

     

    3-3. 手数料の請求はPaypalを通じて行われます。Paypalのガイドにしたがってログイン/新規登録をし、支払いを行うクレジットカード情報を入力してください。

     

    3-4. 払い戻し手数料の決済が完了すると、イベントのキャンセルも完了です。キャンセルしたイベントページは、管理者のマイグループ/イベントからは確認することができます。

     


    Peatixのイベントキャンセルについての説明は以上です。

    イベントキャンセルに関するヘルプページはこちらです。あわせてご覧ください。
    イベントをキャンセルしたいのですが。

     

     

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