2019年4月17日に「新しい働き方LAB by ランサーズ」にて、「「いいイベントのつくり方」〜イベント開催は難しくない！いいイベントづくりのノウハウ伝授します〜」を開催しました。イベントにはイベント主催者の方に多数参加頂きました！
今回は、イベントの企画や運営ノウハウ、集客の3点を中心にお話しました。イベント・コミュニティのプラットフォームPeatix (ピーティックス)を運営するPeatix Japan株式会社の共同創業者取締役、藤田祐司をファシリテーターに、シニアマネージャーの畑洋一郎、ランサーズ株式会社取締役執行役員の後藤信彦さん、アシスタント事業部の土井啓夢さんが登壇。 イベントの最後には、主催者や今後イベントを予定されている方から、イベント運営での不明点や質問にお答えしています。
イベント企画における3つのポイント
ビジネス系のイベントでは主催者の利益が優先になりがちです。いかに参加者にとってメリットがあるかっていうところをしっかり考えたイベント企画の3つのポイントを見ていきましょう。
ポイント1｜ゴールを明確にする
土井：初期の頃は、イベントやセミナー後に「僕らがやりたかったことって何だったっけ」とうまく言葉にできないことがありました。「ゴールを明確にする」ということに、僕らが気付かなければならなかったんです。 まず、お客さんとつながることなのか、サービスを伝えることなのか大きく2つのゴールを決めて、あとはイベントのテーマごとに小さなゴールを決めていけば、イベントごとに設定するのは難しくありません。
ポイント2｜参加者の利益を最大化する
土井：「このイベントに来てくれる人がそもそも誰で、この会で求めているものは何か」というところが僕らは一番大事だと思っています。 でも、最初のうちは、ゴールと一緒で疎かにしてたんですよね。セミナーを主催しても、参加者の満足度がすごく低くて、サービスの利用にもつながらないし、なかなか僕らと接点も続かない。深掘りした結果、「来てくれた人が何も持って帰れなかったんじゃないか」っていうところに行き着きました。
後藤：たぶん、セミナー自体の目的や思いというか、とくに大規模なセミナーになると自社のサービスだけではなく、世の中を変えたいとかこういうふうになってほしいみたいな思いを伝えていくことが大切なんですよね。そこが参加者の利益となって、つながっていくのかなと思います。
土井：ネットで調べても出てこない生の声は大事ですよね。
畑：そうですね。そこでしか得られない情報なら満足度は極端に上がりますよね、
ポイント3｜ライブ感の演出
土井：参加者に「参加した実感」を持って頂くために、ワークショップのような時間を設けています。その際に「課題を出してみてください」「悩みを言語化してみてください」と振っておくと、登壇者にも質問しやすいですよね。また、参加者への質問など、イベント中も発言しやすい空気をつくっておくようにしています。
イベント準備は外部人材に依頼することで効率化できる
藤田：次はイベントの運営や準備ですね。5月に開催されたオープンタレントサミットは、自社で全部運営されたんですか？
後藤：実際に、準備段階から、ランサーズにご登録いただいているフリーランスの方にご協力を頂きました。結構弊社は普段からフリーランスの方にこういったサイトの制作やチラシ、ノベルティの制作、デザインも普通にお願いしていますね。 それ以外にも、ランサーズのお仕事に関わって頂いている方は800名を超えています。
後藤：イベントで配るフライヤーやチラシも、ランサーズでは基本的に外部のデザイナーさんにお願いしています。漫画になったフライヤーも渡したのはテキストのみです。
土井：実は今日投影しているスライドなども含めて、ランサーさんにお願いしています。骨子だけ作ってアシスタントチームに渡したり、イメージを渡してデザイナーさんにつくってもらったりしています。
藤田：効率化のため、登壇資料やイベントの資料を外部にお願いするにあたり、コツや気を付けてほしいところを教えてください。
土井：デザイナーさんにお願いするときは、タイトルやサイズ、記載してほしい事項などの必須定量情報、デザインイメージなどの定性要望の二つの情報を渡します。私の場合、定性要望はイラストや写真を使って、3案ほど出してほしいと伝えるだけです。あとはデザイナーさんのセンスにお任せって感じですね。明確なイメージや指定がある場合はそれを伝えることが必要です。 デザイナーさんにお任せにする利点として、僕らの発想とは違う視点でものを見てくれるのが、一番僕たちはありがたいんです。登壇資料はこちらで作成した骨子と資料やイメージを渡してお願いしています。
イベントレポートは音源と骨子資料、撮影した写真を渡し、レポート化することが可能です。今回も本イベントの内容を記事形式で起こそうと思っています。ライターさん、文字起こしをやってくれるワーカーさん、必要ならデザイナーさんを一つのチームにして、その人たちにお願いをすれば、10日～2週間くらいであがってきます。
藤田：外部の人にお願いするときに気を付けてほしいところはありますか？
土井：アウトプットイメージを自分で持ってないと認識がずれてしまうので、「どんなものを作ってほしいのか、というイメージ」は必ず必要かと思います。
あとは指示書の粒度やアウトプットで仕上がりはだいぶ変わります。指示書を作るときは、定量情報はなるべく明確な言語に、定性情報は作業者へどうして欲しいかの希望をはっきり伝えると、自身のイメージと大きくずれることはなくなります。このイメージを明確にすることと、それを言葉にして伝えることが依頼する上ではかなり重要になります。
集客時に申込が集まるのは「募集開始1週間」と「募集終了1週間前」
畑：集客のポイントは大きく4つあります。まずはパッと読んでイベントがイメージできるタイトルをつけるのが1つ目のポイントです。そのときに「セミナー」という単語がついていると古い印象を与えてしまうので、使用しないことも重要です。
2つ目に参加者の利益が明確にイメージできるサブタイトルをつけること。自分で考えるのが難しい場合は、書籍タイトルを参考にしてみてもいいかもしれません。よくある失敗例として「会社名＋2.0」などのタイトルが散見されます。これだと、参加した際に何を得られるイベントなのかわかりづらくなってしまいます。
3つ目はイベントの信頼性を高めるために、登壇者の顔写真を入れることが重要になってきます。
4つ目はイベントの告知開始時期と公開するタイミングです。集客タイミングは1ヶ月～1ヶ月半前あたりから始めることをオススメします。
また、集客時の特徴として、応募のタイミングには偏りがあるんです。主に応募が入るのは「募集開始数日」と「募集終了数日前」になります。これは、予定がわからない人などが直前に予定の調整がついて登録してくるケースが多いのかなと思います。このように合間の2~3週間ほど死の谷のような募集が全く集まらない期間がある場合が多いです。イベント主催者はハラハラする期間ですね。 その為、募集が集まらない期間でもめげずにSNSで発信したり、公開前にイベントをやるよ、というのを発信するなどの草の根活動が意外と重要です。
イベントの集客率を上げたいときは、これら4つのポイントはもちろん、自分がどういうイベントをやりたいのかまとめておくこと、募集が集まらない期間でも発信し続けることが大切です。
質疑応答
Q：ターゲットのつくり方を聞きたいです。ターゲットの絞り方と、あと絞ったあとに第三者と社内で共有する方法とかについてお願いします。
A：
畑：ターゲットを絞りすぎてしまうと人数が集まらないので、ある程度そのテーマに沿った人を集めていくっていうようなことが重要です。 また、ペルソナも絞りすぎてしまうと参加人数が少なくなります。そこは社内でおさえつつ、きっちりと絞ってもらわなくてはなりません。社内の取り組みとしては、どのくらいの範囲まで絞るのかを調整していただくといいと思います。
土井：我々が事業部でやるときは、カスタマージャーニーが結構明確なので、興味を持っている人から調査段階ぐらいの人までを集めましょうとか。あとは、タッチポイントが既にある人だけ呼びましょうとか、そういうカスタマージャーニーの中のどの位置にいる人に当てていくかというのは結構考えてターゲットを決めます。カスタマージャーニーを元にターゲットを定めることで、どういう属性の人にどういうコンテンツを届けよう、という共通理解が得られやすくなるのでオススメです。
Q：無料イベントの場合って、当日キャンセル率ってどのくらいですか？うちがすごい低いのか業界平均なのか知りたいんです。うち、ぶっちゃけ当日来るのは5割から6割ぐらいです。
A：
畑：まさしく無料のイベントなら、たぶん5割から6割ぐらいです。月曜日、金曜日は参加率がものすごく下がるので、なるべく避けて火、水、木にしていただいたほうがいいと思います。予め募集段階でたくさんの人数を集めておいたり、イベントの公開時期を長めにとったりして頂けるといいと思います。
土井：結構お堅い業界の会社さんをターゲットにすると参加率は9割程度になりますが、テック系やIT、WEB系の業界だと5、6割ぐらいになるので、結構業界によっても違うかなとは感じますね。
Q：イベントの開催費用はどのくらいなのか。予算の割り当てや費用を詳しく教えてほしい。
A：
畑：会場を持ってらっしゃる場合は無料ですし、キャンセル費用も発生しないので、会場持っている方と一緒にやれば結構リスクヘッジにはなると思いますね。会場費用は機材も含めて、一番費用がかかります。
藤田：登壇料はピンキリの世界ですが、少なくても数万円はかかりますし、飲食の有無でも差が出てきます。会場費や登壇料、飲食費が実際にはかかってくるところですかね。外部にイベント運営を依頼する場合、外注費用も入ってきますね。
Q：今回のクリエイティブって、いくらくらいだったんですか？
土井：今回のトップ画なら2~3万円くらいですね。スライドも同じぐらいなので、全部で6～7万円くらいです。ただ、僕の時間がそれで十数時間以上空くので、そう考えると全然いいかなというイメージです。
Q：「ゴールを明確にする」とありましたが、どういう状態になったら成功となるのでしょうか。
土井：僕らが企業向けにやるイベントはリード獲得が目的なので、「リードを何件獲得する」というゴールを置きます。開催後に出席者や申込者の人数、アンケートの満足度でよかったといってくれた人数やつながりを持てた会社さんの件数など、数字を出して判断することが多いです。あとは満足度も重要な要素としてみていて、満足度が8割以上というのもゴールのひとつにおいています。 懇親会でも、ビジネスにつながるような会話や交流が持てたときは、僕らにとっては成功となります。
*左から、畑 洋一郎(Peatix Japan)・藤田祐司(Peatix Japan)・後藤信彦（ランサーズ）・土井啓夢（ランサーズ）<敬称略>
イベントのサマリ
今回は「いいイベントのつくり方」として、企画や準備の効率化、集客などについてお伝えしました。イベントを成功させるために、おさえてほしいポイントや知っておきたい予算のこと、資料作成やイベントレポートの外注化などイベント集客のコツや運営ノウハウはイベント主催を今後予定されている方にも参考になったのではないでしょうか。質疑応答では、参加者からも多くの質問を頂き、前のめりに参加いただいたおかげで会場もたいへん盛り上がりました。
[レポート作成] Lancers Outsourcing アシスタントプラン
[イベントページURL] https://peatix.com/event/733372/