ドタキャン防止対策に。リマインドメールに盛り込むべき6つの内容

「参加者の申し込みは100名いたのに当日半分しか来ない…」

ドタキャン、お知らせの無い当日キャンセルは、イベントのタイプにもよりますが、多かれ少なかれ発生します。

当日の参加率を出来るだけ正確に見込めるのは、当日の運営をスムーズにするだけでなく、イベント自体を成功させるためにもとても大切な事です。

ドタキャンの中でも一番もったいない「行くつもりだったけどうっかりしていた」という方を減らす事ができる方法が、リマインドメールの送信です。イベント開始の1-2日前ごろに参加者全員に主催者の想いを込めて送ると良いでしょう。遠方からいらっしゃる方がいる、または、色々なイベントがかぶりそうな時期の場合は、開催日の1-2週間前にも1度短い内容で日程をリマインドしておくのも良いでしょう。

今回はそんなリマインドメールに盛り込みたい6つのポイントを紹介します。

  1. 集合時間&集合場所

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    GViciano / Foter.com / CC BY-SA
    まずはじめにイベントに参加するために必要な情報、集合・開場・開始時間と集合・会場場所を書きましょう。会場が建物の中にある場合で見つけづらい場合は、会場住所のみではなく、受付の場所が「2階のエレベーター前」などどこにあるかも明記しておくと親切です。また、開場時間と開始時間に、参加人数の受付処理をするにあたって十分な時間を設けておくことも大切です。開場は、少なくともイベント開始の15分前、人数が多く場合は30分から45分前に設定しておくと良いでしょう。

  2. 最寄り駅からの道順と所要時間

    Calsidyrose / Foter.com / CC BY
    最寄り駅からの道のりを調べることは参加者にとって意外と面倒なものです。リマインドメール自体にgoogle mapなどを用いてもう一度道順と所要時間を明記しておきましょう。( PeaTiX の参加者アプリを使えば、イベント情報や地図は、アプリに表示されるのでとても便利ですよ!)

  3. 持ち物

    Beorn Ours / Water Photos / CC BY-ND
    持ち物がある場合は、きちんと明記しておきましょう。ファイル等が必要な場合は、そのファイルを添付し、ダウンロードする場合はそのURLを載せておきましょう。

  4. 当日のイベントタイムライン・プログラム内容

    イベント当日の流れについて書くことは、参加者にイベントの魅力を思い出してもらうことのきっかけとなります。イベントを申し込んだ時に感じた何かしらの魅力をもう一度思い返してもらうためにも、イベントの当日の流れとそのコンテンツの魅力はきちんと明記しておきましょう。

  5. 当日の緊急連絡先

    seanmcgrath / Foter.com / CC BY
    当日の緊急連絡先も、明記しておきましょう。参加者は参加に関する情報には敏感ですが、運営側の連絡先が必要な事は、トラブルが起こるまで気付かないものです。特に外で集合をする場合には、天気にも左右されるので、参加者に緊急連絡先は事前に伝えておきましょう。携帯電話の番号を記載する場合は複数名の電話番号、またメールアドレスを記載する場合は、メーリングリストのアドレスを使うなどして、簡単に複数メンバーに連絡が届くようにしましょう。

  6. キャンセル方法

    キャンセルを受け付ける・受け付けないに関わらず、告知ページとリマインドメールに、キャンセルポリシーを明記しておきましょう。イベントをキャンセルする方法を明記するのは気がひけるものですが、当日のドタキャンに寄る計画と当日のずれを最小限にするためにも、キャンセルポリシーを伝えておく事は大切です。 キャンセルを受け付けるイベントの場合、事前にキャンセル対応をする事で、余裕を持って追加で募集を行ったり、当日のフードやドリンクの量も調節出来るメリットもあります。

上の6つのポイントに加え、参加者への感謝の気持ちや、当日への運営スタッフの思いなども短く記載しておくと、当日に向けて盛り上がる気分が醸成出来ることでしょう。 リマインドメールを活用して、参加者がより楽しい気分で気軽にイベントに足を運べるようにしてみてはいかがでしょうか?きっとうっかり忘れのドタキャンも減ること間違い無しです!

今回はリマインドメールに盛り込みたい項目について書かせて頂きました。 リマインドメールを活用して、参加者がイベントに来やすくするように是非してみて下さい。
ちなみに、PeaTiX をご利用のイベントであれば、簡単に参加者全員にリマインドメールを管理画面から送信する事が可能ですよ!

私はこんなリマインドメールを送ってます!とサンプルご紹介頂ける方、また、こんなポイントをリマニンドメールに盛り込んでます、というアイデア募集しております。コメント欄からのご連絡おまちしてます!

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