こんにちは、エバンジェリストの吉野です。ポカポカと日差しの暖かい季節となってきましたね。
ここ千駄ヶ谷でも春の訪れを感じずには居られません。
標題のとおり、今回は「イベント成功の鍵」についてお話したいと思います。
皆様がご存知の通り、イベント運営は１人ではなかなか思ったように運ばない事が
多いです。（イベントの種類や規模によっても異なりますが）
当たり前と感じられるかもしれませんが、主催者を中心として協賛企業からアルバイトの
スタッフまで、多くの関係者との見えないリレーションシップの上に、成功するイベント
運営が実際には成り立っています。
イベントの多くでは、以下の様な多くのプレイヤーの協力関係が必須となります（参加者は除く）。
１) イベント主催者
２) 主催者スタッフ
３) イベント会場スタッフ
４) 会場スタッフ (照明・音響スタッフ、セキュリティ含む)
５） 登壇者・パフォーマー
６) 出展企業
７) 協賛企業
さらにイベントの施工から撤去までの間に行われるオペレーションを挙げると、思い付くだけでも以下の項目が必要となります。
・会場への誘導 (敷地外の交通整理も含む)
・入場対応 (入場受付・落し物・セキュリティ等)
・会場ホール対応
・会場ドリンクカウンター対応
・出展ブース対応 (飲食や物販)
・音響照明対応
・司会進行対応
当然、これらのオペレーションを前述の１）から７)に挙げた各プレイヤーが分担して行う事になります。
イベントの成功は、主催者だけでなく、参加者は勿論のこと、関わる全てのプレイヤーが「参加出来て良かった、また次回も参加したい」と共感してくれる事が大切です。今回は、そんな共感を産んだイベントの具体例を紹介したいと思います。
横浜開港150周年記念を皮切りにベイサイド横浜にて「ベイサイドフェスタ」が例年開催されています。 今年の4回目からはさらなる飛躍を目指し「HATOBA」にイベント名を改め、3月18日に新山下みなと縁日「HATOBA」トリビュートスペシャルという音楽と地元飲食を通じた地域振興フェスティバルが開催されました。
会場には、無料と有料のエリアが用意され、無料エリアには12店舗の朝市と、スーパーボールすくいや、金魚すくいといった縁日出店が4店舗出展しました。有料エリアは、闇市に8店舗、呑BAY横丁に食通をうならす13店舗が出店し、1300人を超える参加者が舌鼓をうちました。
14時からは昭和世代を彷彿させるアーティストのトリビュートバンドライブが観衆を魅了しました。エントランスまで聞こえるアンコールの声は、「昭和世代まだまだ健在！」といった印象を受けました。
ピーちゃんと子供達
20時半に無事終了したこのイベントを通じて、一番印象的だったのが、参加者の年齢層の幅広さです。ベビーカーの赤ちゃんから、お祖母さんお祖父さん世代まで実に多様な世代の方が来場されていました。そして、お子様やご年配の方が会場に来る際には、近くのスタッフが進んで車のドアを開け、会場までご案内するといった人間味あふれる光景があり、このようなホスピタリティが、年齢層を問わずして誰もが安心して楽しめる環境を自然と作り出しているのだなと感じました。
この例だけではとても小さな事ではありますが、こういった情熱あふれる行動を各プレイヤーがとりチームワークを発揮する事が、イベント成功の命運を分けるのではないかと考えます。
「全てがコミュニケートする」という言葉があるように、どんなに素敵なコンテンツが盛り込まれたイベントであっても、そっけない対応をされたりマニュアルだけの対応をされてしまうと、その協賛企業を含めたイベント自体の評価が下がってしまうのが現実です。
たまたまスタッフの体調が良くなかったのかもしれませんし、何か嫌な事が前日にあったのかもしれません。ただ、参加者のイベント経験は、彼らプレイヤー達の1つ1つの行動の積み重ねによって構成されるものなので、ちょっとした気付きや心遣いの意識の重なりがイベント成功の大きな鍵となっていきます。
さらに、この気付きや心遣いを踏まえた行動をする為には、各プレイヤーが与えられた役割の枠を越え連携していく必要性があると感じています。
この日のイベントでも、それが出展企業の方でも主催者サイドのスタッフでも、何か気が付いた点があれば、自分達の業務以外の部分でも進んでお手伝いするシーンが数多く見受けられ、そうした良い意識は人から人へ自然と伝染するものなのかなとも思った1日でした。
より多くの参加者を集め、より多くのコンテンツを楽しんでもらい、より高頻度に参加してもらうことこそ究極のイベントの成功であるならば、それを完遂する為にほんの少しの「気遣いと心遣い」の意識を共有する心掛けをしてみてはいかがでしょうか。
この日エントランスで、ご年配の方達が掛けてくださった「今日は本当に良かったよ、ありがとう、また来るよ」という言葉を思い返すと、なんだか胸がホクホクした気分になります。
ベイサイドフェスタ実行委員会 中山さんのインタビュー
【PeaTiX TV 3.18 HATOBA AT BAYSIDE YOKOHAMA】
引き続き「イベントとは」を軸に、イベントを成功に導く鍵を探っていきたいと思います。
ベイサイドフェスタ実行委員会さんおよび、関係者の皆様、素敵なイベントをありがとうございます。