[台風など不測の事態に備えて] Peatixでイベントを中止するときに知っておくべきこと・やるべきこと

夏も終わりに差し掛かり、例年これから台風が多く発生するようになりますね。

すでに今年2018年には何度も台風が到来しています。安全を確保するために、早めの帰宅を促す企業や学校も多くなり、皆さんがイベントを中止することもあるかと思います。

 

もし悪天候などで急遽イベントを中止することになった場合、何にどう気をつければ良いのか。今回はPeatixで告知集客していたイベントを中止する場合の、手順と注意点についてご紹介します。

 

*この記事ではこれ以降、イベントを中止して参加者の申し込みおよびチケットを無効にすることを「イベントをキャンセルする」と表現します。


0. 最初に:有料チケットを販売していた場合のイベントキャンセル時の払い戻しについて

有料のチケットを販売していた場合、イベントをキャンセルすると、申込者にチケット代金の払い戻しが自動で行われます。

▶︎申込者がクレジットカードでチケット購入していた場合:
そのままクレジットカードを通してチケット代金の払い戻しが行われます。

※ただし、申込者様のご注文日から50日以上が経過したチケットに関しては、一件あたり500円の返金手数料がかかり、主催者負担となります。

 

▶︎申込者がコンビニ/ATM決済でチケット購入していた場合:
Peatixからメールを配信し、申込者の指定銀行口座に返金します。この時に払い戻し一件あたり500円の返金手数料がかかり、主催者負担となります。

※コンビニ/ATM決済で購入されたチケット払い戻しにおける返金手数料負担を避けたい場合は、チケット販売開始時に「コンビニ/ATM決済」の選択肢をオフにする必要があります。ただし、この場合においても、申込者の注文から50日以上が経過したチケットの返金には500円の返金手数料がかかりますのでご了承ください。

 

1. イベントをキャンセルする前にすること:申込者への連絡

1-1. イベントをキャンセルすると何が起こるのか

イベントをキャンセルすると、以下のことが自動で行われます。

  • 公開されたイベントページが削除され、URLにアクセスしても閲覧できなくなります。
  • フォームで取得していた参加者リスト(CSV)が見られなくなります。
  • イベント申込者に送られていたチケットがアプリから削除されます。
  • イベント申込者に対して、イベントがキャンセルされたことを伝えるメールがPeatixから送られます。

 

 

1-2. 申込者へのイベントキャンセルの連絡

イベントをキャンセルすると、Peatixから自動でイベントがキャンセルされたことをお伝えするメールが送信されますが、主催者の方からも連絡があると、より丁寧です。

[Peatixから送られるイベントキャンセルメールのサンプル]

 

主催者から送るメールには、以下の内容を記載すると丁寧です。

  • なぜイベントをキャンセルするのか
  • 日程を変更した再開催はあるのか(検討する可能性があるかどうかだけでもお伝えすると良いと思います)
  • 問い合わせをしたい場合の連絡先(メールアドレスや電話番号など)

Peatixでは、イベントに申込んだ人全員に一斉にメッセージを送ることができます。チケット代金を支払い済みの人のみを抽出して連絡するなど、いろいろな機能があるので、詳しくは以下のヘルプをご覧ください。

Peatix Help:参加者にメッセージを送信するには?

 

申込者へのメッセージは、イベントページに設定したイベント予定日から30日間送ることができます。それ以降になるとメッセージを送ることができなくなるため、ご注意ください。

 

2. イベントをキャンセルする

申込者への連絡が完了したら、イベントをキャンセルします。

 

0. で説明した、コンビニ/ATM決済で購入されたチケットの払い戻し手数料は、Paypalを通して請求されます。画面のガイドにしたがってログインもしくはアカウント登録の上、手続きを行ってください。

 

以下にイベントキャンセル時にどのようなフローで処理を進めるのか、画像を追ってご説明します。

 

2-1. イベントページ右上から「イベントをキャンセル」をクリック。ポップアップで確認画面が表示されますので、「はい」を押して進みます。

 

2-2. コンビニ/ATM決済で購入されたチケットの払い戻し手数料が発生する場合、その金額の確認が表示されます。 

 

3-3. 手数料の請求はPaypalを通じて行われます。Paypalのガイドにしたがってログイン/新規登録をし、支払いを行うクレジットカード情報を入力してください。

 

3-4. 払い戻し手数料の決済が完了すると、イベントのキャンセルも完了です。キャンセルしたイベントページは、管理者のマイグループ/イベントからは確認することができます。

 


Peatixのイベントキャンセルについての説明は以上です。

 

何かご不明なことがある方は、以下のサポートセンターへお問い合わせをお願いします。不安なこと、気になることがあればご相談ください。

Peatix お問い合わせ

 

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PeatixのマーケティングとPRを担当。Peatixの思いやサービス内容を伝える仕事をする一方、イベント・コミュニティ主催者の魅力やストーリーに迫るイベントサロンの運営メンバーでもある。人に会って話を聞くこと、自分の知らなかった世界に触れることが好き。