イベントのすべての根幹!企画書を作ろう【イベント開催マニュアル Page1】後編

初めての方でも安心してイベント運営できる、「イベント開催マニュアル」を作る本企画。今回は、企画書作成の後編です。

▶︎ ピーティックス イベント開催マニュアルの趣旨と全体の目次

※ワークシートにはすべての作業ページが含まれるため、ダウンロードは1回で大丈夫です

4. イベント開催日時

開催日はいつにしますか?平日、休日?連休中?
日時を決める際には、参加者やゲストの予定はもちろん、自分たち主催者側の予定も考慮することが重要です。

主催者のスケジュールを考えよう!

運営メンバーのスケジュールは、開催日の直前にゆとりがありますか?特に前日は、どんなに準備をしても、不測の事態により突発的な対応が必要になる場合が多いです。イベント開催日直前にゆとりを持てる日取りにすると安心です。

どうしても呼びたいゲストがいる場合は、その方のスケジュールも考慮しながら日程を決めないと、お呼びできないという事態になってしまうこともあります。注意しましょう!

参加者のスケジュールも考えよう!

その日程は、参加者にとって参加しやすい日程でしょうか?平日夜、仕事帰りに来て欲しいのか、連休中に友人や家族と一緒に来て欲しいのか…?

「平日19時スタートなら18時半前には会社を出てもらう必要があるな」など、想定参加者のその日の行動をシミュレーションしながら日程を検討しましょう。

5. 参加費

参加費はイベント参加に大きな影響を与える要素です。慎重に考えましょう! また、参加費に材料費や飲食代が含まれる場合は、その旨を記載することもお忘れなく。

参加費の値付けの仕方

集客を効果的に行うために、「早割」や「ペア・グループ割」を設けることも効果的です。また、学生さんや特定の条件を満たす方に割引を検討するのも、対象者の申し込みを後押しする要素になります。
チケットが何枚売れたら、赤字を回避できるのか。チケット代収益の中にもしもの際の予備費は確保できているのか、なども考えてみましょう。

参加費の回収の仕方

参加費回収には、当日支払いと事前支払いの2つがあります。

当日支払い:

[メリット] 申し込みのハードルが下がるため、申し込み率が高まる

[デメリット] 当日のドタキャン率が高まる。歩留まりを考慮して、実際の定員よりも多めに集客しておく工夫などが必要。
当日のお金のやり取りは想像よりも煩雑。お釣りの準備は必須です。お金のやり取りでのミスは大きな問題につながることもあるので、担当者は気をつけて実施する必要があります。回収したお金が高額になる場合、イベント中の管理にも注意が必要です。

事前支払い:

[メリット] 当日の金銭のやり取りが不要。受付のスピードも上がりますし、お釣りの準備も不要です。
お金のやり取りのミスや、回収したお金の管理の負担を回避することができます。

物販付きチケットの販売や、特定の招待者への割引なども一括で管理できるため、イベントの企画の幅を広げることもできます。1,980円などの細かい値段設定も気軽に可能です。

[デメリット] 申し込みスピードが鈍る
参加者は、確実に参加できると分かるまで申し込みを遅らせようとするかも知れません。イベント直前まで申し込みが鈍る可能性があります。 早割チケットを設定するなど、早めに申し込むことにメリットを持たせるなどの工夫をすると改善する可能性があります。

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6. イベントの説明文

告知文の冒頭には、前編で作成した、「イベントの魅力を一言で表した文章」を記載しましょう!最初の一文で惹きつけることが重要です。その上で、詳細の開催概要を書きましょう。

開催概要

イベントの詳細説明には、以下の開催概要を盛り込むようにしましょう。

  • 日時
    受付開始時間と、イベント開始時間を両方明記しましょう!
  • 場所
    建物の何階で開催されるかも書きましょう。入り方などが難しい場合、目立つよう に注記することも効果的です。
  • 参加費
    参加費を回収する場合、金額を明記しましょう。参加費に飲食代や当日の活動に必 要な材料などが含まれる場合はそれも記載します。
  • タイムテーブル
    当日の大まかな流れがわかると、参加を検討している人に当日のイメージを持って もらうことができて効果的です。
  • 定員
    定員があるイベントの場合、人数を明記することで「早く申し込もう」と思ってもらえます。
  • 主催者
    どんな人がイベントを主催しているのか伝えることで、参加者に安心感を持ってもらえます。運営組織のWebサイトなどがあればそれも紹介しましょう。
    個人で開催する場合も、可能な範囲で自分がどんな人間で、普段どんなことをしていて、なぜこのイベントを主催しているのか説明しましょう。少しでも安心感を持ってもらうことが重要です。

これらの開催概要を網羅した上で、イベントの詳細説明について、表現したいことを伝えましょう。

イベントマニュアル 目次

  • Page1:イベントのすべての根幹!企画書を作ろう ( 前編 / 後編 )
  • Page2:最大の難関、集客を制す!プロモーション計画 [公開をお楽しみに!]
  • Page3:見えない落とし穴を避けよう!当日タイムテーブル [公開をお楽しみに!]
  • Page4:当日バタバタしないように…!会場設営計画 [公開をお楽しみに!]
  • Page5:備えあれば憂いなし!前日・当日チェックリスト [公開をお楽しみに!]
  • Page6:家に帰ってもイベントは終わらない!イベント終了後のTo Doリスト [公開をお楽しみに!]

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