イベントのすべての根幹!企画書を作ろう【イベント開催マニュアル Page1】前編

まずは、イベントのすべての根幹となる「企画書」を作りましょう!

企画書を作るメリット

  • イベントの概要・目的・魅力について整理できる
  • 運営を手伝ってくれる仲間と、イベントの概要・目的・魅力を共有できる
  • クラウドファンディングやスポンサー集めなど、資金集めの際にも役に立つ

イベント開催マニュアルPage1 企画書ページでは以下の6点を記入します。

  1. イベントタイトル
  2. イベントの魅力を一言で表した文章
  3. 会場
  4. 日時
  5. 参加費
  6. イベントの説明文

マニュアルの用意はできましたか?さっそく内容を埋めていきましょう! 前編では、「イベントタイトル」「イベントの魅力を一言で表した文章」「会場」について考えていきます。

1. イベントタイトル

イベントはタイトルが重要!表現するべきことは以下の2つです。

  • イベントの内容
  • イベントの魅力

例えばこんなポイントを意識しましょう!

イベントのキーワードは冒頭に

スマートフォンなど、限られた大きさの画面で見る場合、最初に目に入ってくる文字数は特に少ないです。

A:「新生活応援メイクアップセミナー」

B:「メイクで印象チェンジ!新生活応援メイクアップセミナー」

AとBでは、Bの方が、「何をするのか」が最初に明確になっていて、「印象チェンジ」という、イベントに参加すると得られるメリットについても盛り込まれたないようになっています。

アピールポイントは盛り込もう

参加費無料イベントの場合、有名な方がゲストである場合、タイトルに[無料]と書いたり、ゲストの名前を入れるとタイトルのアピール力が上がります。

意外性のあるタイトルをつける

「これって何だろう?詳しく知りたい!」と思わせるタイトルをつけることも有効です。例えば「W成人式」。成人式は知ってるけど、ダブルってどういうこと?と興味を持ってもらえれば、イベントの詳細説明を見てもらえます。

★ ピーティックスでは、過去にもイベントタイトルのつけ方について記事を書いているので、こちらも参考にしてみてください!

2. イベントの魅力を一言で表した文章

イベントの内容は、一言で表せるようにしましょう。イベントのチラシ、Webページを読んでもらえるチャンスは基本的に1回きり!分かりやすく、魅力を感じてもらえる説明を考えましょう。
イベントぺージやチラシでも、詳細説明の前に、最初のワンフレーズとして記載するのがオススメです。

伝えるべき要素はタイトルと同じく、こちらの3つです。

  • このイベントでは何をするのか?
  • このイベントに参加することで何が得られるのか?
    ※主催者が忘れがちですが、参加者は気にしているポイントです。
  • その他、熱い思いや強いメッセージなど、冒頭に伝えることで興味を持ってもらえそうなポイントがあれば

3. 会場

会場探しはけっこう大変!会場選びのポイントはいくつかありますが、自分たちのやりたいことができる場所なのか、様々な側面からチェックしましょう。

  • 価格
  • 会場設備
  • イベントの雰囲気に合っているか
  • 実施したい企画ができるか(飲食や、活動で音や汚れが想定される場合は事前に確認)
  • 準備開始できる時間(入り時間)と完全撤収時間の確認
    (意外と忘れがちなポイント。準備時間がどれだけ取れるかで、当日オペレーションも異なってきます。また、完全撤収時間も確認しておかないと会場側に迷惑をかけてしまう可能性があります)

また、参加する人の立場からの検討も忘れないように行いましょう。

  • 交通のアクセスは良いか
  • 最寄駅からの道はわかりやすいか
  • 親子連れイベントなどの場合、ベビーカーでも来場しやすい場所か
    など

もちろん、ただ快適なだけが良い会場とは限りません。例えば自然を満喫するイベントであれば、多少アクセスの悪い場所が会場になることもあるでしょう。
そのような場合は、

  • どうすれば、参加者の体験がより良くなるのか(道案内を丁寧にする、当日道案内の張り紙を出す)
  • 最寄駅からの道はわかりやすいか
  • アクセスの悪い会場であっても行きたくなるような魅力があるのか

という点を確認しましょう。

後編では、ワークシート後半の

  1. 日時
  2. 参加費
  3. イベントの説明文

の決め方について説明します。

イベントマニュアル 目次

  • Page1:イベントのすべての根幹!企画書を作ろう ( 前編 / 後編 )
  • Page2:最大の難関、集客を制す!プロモーション計画 [公開をお楽しみに!]
  • Page3:見えない落とし穴を避けよう!当日タイムテーブル [公開をお楽しみに!]
  • Page4:当日バタバタしないように…!会場設営計画 [公開をお楽しみに!]
  • Page5:備えあれば憂いなし!前日・当日チェックリスト [公開をお楽しみに!]
  • Page6:家に帰ってもイベントは終わらない!イベント終了後のTo Doリスト [公開をお楽しみに!]

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